L’état des lieux est fait sur le téléphone du convoyeur, à chaque phase de la mission : prise en charge, puis livraison. La série est la même aux deux bouts, dans le même ordre, ce qui permet de comparer photo à photo. Une phase ne peut pas être close tant qu’une photo obligatoire manque ou que le kilométrage et le niveau de carburant ne sont pas relevés.
Les dix-huit emplacements, dans l’ordre. Relevés : 1. compteur allumé, kilométrage lisible ; 2. jauge de carburant ou de charge ; 3. coffre ouvert, plancher visible, roue de secours ou kit si présent ; 4. kit de sécurité, si le véhicule en a un ; 5. clés et cartes remises, posées sur une surface claire.
Extérieur : 6. face avant, à trois mètres ; 7. face arrière, plaque lisible ; 8. côté gauche, véhicule entier ; 9. côté droit ; 10. coin avant gauche, aile, pare-chocs et jante dans le même cadre ; 11. coin avant droit ; 12. coin arrière gauche ; 13. coin arrière droit.
Intérieur et identité : 14. sièges avant, depuis la portière ; 15. sièges arrière, banquette entière ; 16. tableau de bord, contact mis, voyants visibles ; 17. plaque d’immatriculation, de près ; 18. numéro de châssis, sur le pare-brise côté conducteur ou l’étiquette de portière.
À ces dix-huit photos s’ajoutent les relevés chiffrés, kilométrage et niveau de carburant en huitièmes, et les dommages constatés, chacun avec sa zone, son type et sa photo, jusqu’à douze par phase. Chaque photo est horodatée à son enregistrement dans le dossier.
Le procès-verbal est signé sur l’écran par les deux parties : la personne qui confie le véhicule au départ, la personne qui le reçoit à l’arrivée, et le convoyeur. Il est envoyé par mail au donneur d’ordre, en PDF, et peut être transmis sur WhatsApp au destinataire ou au vendeur. Les photos restent consultables le temps du dossier.
Une réclamation sur l’état du véhicule se fait dans les 48 heures qui suivent la livraison, procès-verbal à l’appui : la comparaison départ et arrivée tranche. Passé ce délai, le PV signé à l’arrivée fait foi. Complément possible : clés sous scellé numéroté avec le protocole Prestige, traceur GPS le temps de la mission.